E bine să fii creativ, dar când vine vorba de redactarea unui e-mail oficial, încearcă să respecţi câteva reguli dacă vrei să fii luat în seamă. Sunt câteva formule de adresare pe care trebuie să le respecţi întocmai dacă vrei să fii politicos şi profesionist.

Pentru a da mai multă greutate unui e-mail oficial, obişnuieşte-te să scrii cu diacritice. Am scris un articol simplu şi uşor de urmărit despre Cum să scrii cu diacritice româneşti. Este un detaliu mic, dar extrem de important, crede-mă.

Stimaţi cititori,

Cu privire la scrisorile şi e-mailurile oficiale şi întroducerile acestora, am a vă face următoarele şase recomandări:

1. Virgulă după formula de adresare

„Stimate Domnule,”, „Stimată Doamnă,”.

De subliniat aici că „Domnule” şi „Doamnă” sunt formele de vocativ ale substantivului şi nu au nici o legătură cu articolul.

„Stimate Domnule” este corect, „Stimate domn”, nu este corect.
„Stimată Doamnă” este corect, „Stimata doamna” nu este corect.

2. Numele este suficient

„Stimate Domnule Popescu, „, „Stimată Doamnă Popescu, „.

Formula de politeţe ne obligă să folosim numele (de familie) şi nu prenumele, chiar şi în comunicarea orală.

„Domnule Popescu” este corect, „Domnule Mihai”, nu este corect.
„Doamnă Popescu” este corect, „Doamnă Mihaela”, nu este corect.

De asemenea nu se foloseşte şi numele şi prenumele în formula de adresare a unui e-mail:

„Stimate Domnule Popescu, ” este corect, „Stimate Domnule Mihai Popescu, ” nu este corect.
„Stimată Doamnă Popescu, ” este corect, „Stimată Doamnă Mihaela Popescu, ” nu este corect.

3. Nume sau titlu. Niciodată amândouă

„Stimate Domnule Primar, ” „Stimată Doamnă Primar, „.

„Stimate Domnule Primar Popescu, ” sau „Stimată Doamnă Primar Popescu, ” sunt forme greşite de adresare.

Dacă vă adresaţi unei persoane care are mai multe titluri (este director al unei companii, primarul localităţii şi rector al Universităţii Bucureşti), alegeţi titlurile relevante pentru scrisoarea/e-mailul vostru.

• Dacă scrieţi ca să astupe o groapă din asfalt, atunci vă veţi adresa cu „Stimate Domnule Primar”.
• Dacă îi faceţi o propunere de colaborare cu firma lui, „Stimate Domnule Director”.
• Dacă aveţi nevoie să vă semneze diploma, „Stimate Domnule Rector”.

4. Fără abrevieri

Nu folosiţi niciodată „dl”, „dna” sau alte forme fanteziste de prescurtare. Este greşit şi inestetic.

5. Domnişoarele sunt rare

• Dacă nu sunteţi siguri ce vârstă are doamna căreia vă adresaţi, folosiţi apelativul „Doamnă”.
• Nu folosiţi domnişoară cu o femeie de peste 30 de ani. Chiar dacă este necăsătorită.
• Nu întrebaţi niciodată cum preferă să i vă adresaţi. Nu este politicos.
• De asemenea, nu este politicos ca o doamnă să îl corecteze pe domn spunându-i să i se adreseze cu „domnişoară”.

Cel mai bine, folosiţi „domnişoară” doar cu fetele sub 20 de ani.

6. Nici o scrisoare sau e-mail nu începe cu „Bună ziua, „

„Stimate Domnule Popescu”, „Domnule Popescu”, „Popescule”, „Domnule Primar”, „Bă primare”, dar nu cu „Bună ziua”. Este oribil şi greşit.

Al dumneavoastră sincer, Ilie-Sorin Ţaţa

Exemple de e-mailuri formale:

Model de e-mail formal 1:

Stimată Doamnă doctor,

Numele meu este Sorin Ţaţa şi vă scriu cu privire la programarea de pe data de 15 iunie 2018 de la ora 16:00.

Îmi cer scuze, dar din păcate nu pot ajunge din cauza unei deplasări în afara oraşului. Este posibil să reprogramăm consultaţia pentru data de 22 iunie la ora 12:00?

Model de e-mail formal 2:

Stimate Domnule Director,

Vă trimit documentele solicitate, aşa cum am stabilit la întâlnirea noastră de ieri.

Dacă aveţi alte nelămuriri sau întrebări, vă rog să nu ezitaţi să mă contactaţi prin e-mail, sau telefonic la 0712345678.

Surse:

1. http://ebooks.unibuc.ro/StiinteCOM/comunicare/33.htm
2. https://dexonline.ro/definitie/domn
3. https://dexonline.ro/definitie/doamn%C4%83
4. http://bunele-maniere.com/2012/11/02/formule-manierate-de-adresare-actualizat/
5. https://diacritica.wordpress.com/2011/11/29/cel-mai-foarte-super-tare-mail/

PS. Vă rog să distribuiţi acest e-mail ca să ajungă la toată lumea interesată.

PS.2. Îmi puteţi scrie şi pe pagina mea de Facebook, Sorin Ţaţa.